Sähköinen allekirjoitus tai eSign on luotettava ja virallinen tapa vahvistaa sopimuksia, asiakirjoja ja kauppoja verkossa. Se mahdollistaa yritysten ja yksityishenkilöiden nopean ja turvallisen sopimusten vahvistamisen digitaalisesti ilman, että osapuolien tarvitsee allekirjoittaa papereita kasvotusten.
eSign tutuksi
Esign on lyhenne sanoista Electronic Signature ja se tarkoittaa sähköistä allekirjoitusta. Taustalla oleva tekniikka mahdollistaa asiakirjojen digitaalisen allekirjoittamisen, jolloin sopimusta allekirjoittavien osapuolien ei tarvitse lähteä kokoontumaan saman pöydän ääreen kuten ennen vanhaan. Tekniikan kehittymisestä onkin ollut erityisen paljon hyötyjä viime vuosina, kun ollaan siirrytty niin henkilökohtaisessa elämässä kuin yritysmaailmassa yhä enemmän etämalliin.
Kyseinen tekniikka on siis suomalaisittain sähköinen allekirjoitus, jossa allekirjoittajat vahvistavat oikeudelliset dokumentit tietokoneen, tabletin tai älypuhelimen välityksellä. Sähköisen allekirjoituksen avulla pystytään siis tekemään helposti ja nopeasti asioita, jotka vaativat ennen ison paperikasan tulostamista ja mahdollisesti reissua pitkän pöydän ääreen muiden allekirjoittajien kanssa.
Sopimuksien luominen ja allekirjoittaminen
Sopimusten luominen ja allekirjoittaminen alkaa sähköisen allekirjoituksen hankkimisella. Sen saa hankittua esimerkiksi kyseisiä palveluita tarjoavilta verkkosivuilta. Kun sähköinen allekirjoitus on hankittu, voi aloittaa heti sopimusten luomisen.
Sopimuksen laatiminen on tietysti oma prosessinsa, jossa kannattaa käyttää tarvittaessa asiantuntevaa apua. Sopimuksen laatimisen jälkeen tulee se tarkastaa ja hyväksyttää toisella osapuolella. Kun sopimus on laadittu siten, että molemmat osapuolet ovat tyytyväisiä, voit lisätä siihen eSign-toiminnon. Tämän jälkeen kaikkien osapuolien lisääntyminen onnistuu ja voit antaa heille mahdollisuuden allekirjoittaa sopimuksen.
Kun kaikki osapuolet ovat allekirjoittaneet sopimuksen, se voidaan tallentaa turvallisesti pilveen, jossa se säilyy aina sidottuna vaikkapa yhteen henkilöön tai kokonaiseen organisaatioon. Sopimus on nyt valmis ja voit alkaa noudattamaan sitoumuksiasi!
eSign sopimusten edut muihin verrattuna
Sähköisen allekirjoituksen sisältävien sopimusten käyttö tarjoaa monia etuja. Niistä tietysti suurin on se, että ne ovat helppoja ja nopeita laatia, ja ne voidaan allekirjoittaa missä tahansa. Tämä säästää aikaa ja vaivaa sekä yritykseltä että asiakkaalta. Sähköinen allekirjoitus on myös ympäristöystävällinen, kun allekirjoittaminen onnistuu ilman paikan päälle matkustamista tai ison paperipinon printtaamista.
Sähköisesti allekirjoitetut sopimukset ovat myös erittäin turvallisia, koska ne sisältävät useita suojausmekanismeja, jotka estävät niiden väärinkäytön. Sähköisen allekirjoituksen tarjoavat yritykset ovat panostaneet tietoturvaan ja sopimukset ovat perinteistä arkistokaappia paremmassa turvassa pilvipalveluiden huomassa.
Sähköinen allekirjoittaminen myös säästää yrityksen työntekijöiden työaikaa, jolloin sitä jää enemmän muille tehtäville. Monta työvaihetta tulostamisen ja arkistoinnin ohella jää pois, kun asiakirjan pääsee helposti sekä tarkastamaan että allekirjoittamaan omalta koneelta. Tarvittaessa asiakirjaan on helppo palata eikä sitä tarvitse lähteä etsimään käsin arkistokaapin uumenista.
Siten eSign on sähköinen allekirjoitusjärjestelmä, joka mahdollistaa dokumenttien ja muiden asiakirjojen turvallisen ja luotettavan sähköisen allekirjoittamisen. Se on erittäin hyödyllinen esimerkiksi yritysten keskinäisissä sopimuksissa sekä erilaisissa viranomaisprosesseissa. Sähköisen allekirjoittamisen avulla säästetään sekä ympäristöä että aikaa, joten jokaisen yrityksen kannattaa tutustua tähän teknologiaan.